Từ tháng 6 năm 2025 đến nay bệnh viện Tai Mũi Họng TPHCM đã triển khai thử nghiệm và từng bước hoàn thiện “Chuyển đổi số trong quản lý quy trình nghỉ phép”

Hiện nay, công tác quản lý nghỉ phép tại Bệnh viện Tai Mũi Họng TP.HCM chủ yếu được thực hiện thủ công bằng giấy và bảng Excel. Cụ thể:

• Tại các khoa/phòng: việc theo dõi phép do điều dưỡng trưởng hoặc thư ký khoa tự quản lý trên file Excel hoặc sổ theo dõi. Mỗi khoa/phòng có cách ghi chép và lưu trữ khác nhau, thiếu sự đồng bộ.
• Tại Phòng Tổ chức cán bộ (TCCB): chỉ quản lý phép của Ban Giám đốc và lãnh đạo khoa/phòng. Với nhân viên từng khoa/phòng, TCCB khó nắm được số ngày phép đã nghỉ, còn lại, hoặc tình trạng xin phép.
• Khó khăn trong kiểm soát: khi cần rà soát số ngày nghỉ của toàn bệnh viện, phòng TCCB phải tổng hợp thủ công từ nhiều khoa/phòng, dễ sai sót và mất nhiều thời gian.
• Nguy cơ sai lệch số liệu: do phụ thuộc vào việc nhập liệu của từng cá nhân, có thể xảy ra tình trạng chênh lệch giữa báo cáo của khoa/phòng và số liệu thực tế.
• Ảnh hưởng quyền lợi nhân viên: nhiều viên chức, người lao động không biết chính xác số ngày phép còn lại của mình, dễ dẫn đến tình trạng mất quyền lợi hoặc xin nghỉ không phù hợp.
• Ảnh hưởng công tác quản lý nhân sự: do thiếu hệ thống chung, Ban Giám đốc khó nắm chính xác tình hình nhân sự nghỉ phép, có nguy cơ dẫn đến thiếu hụt nhân lực cục bộ khi nhiều người nghỉ cùng lúc.

Phiếu theo dõi nghỉ phép bằng giấy viết tay

Từ thực trạng trên, việc triển khai ứng dụng chuyển đổi số trong quản lý quy trình nghỉ phép là hết sức cần thiết nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch, đồng bộ và thuận tiện cho cả người lao động và lãnh đạo quản lý.

Sản phẩm: “Chuyển đổi số trong quản lý quy trình nghỉ phép”

Tác giả: BSCKI Phạm Minh Ngọc – Phó Trưởng phòng TCCB

Mô tả cụ thể sản phẩm:

Địa điểm áp dụng: Bệnh viện Tai Mũi Họng TP.HCM.

Trình tự triển khai:

Cách thức hoạt động cụ thể

1. Đăng nhập và nộp đơn nghỉ phép

Viên chức, người lao động (VC-NLĐ) sử dụng tài khoản cá nhân (user + mật khẩu) để truy cập vào phần mềm quản lý phép.

Giao diện phần mềm quản lý nghỉ phép

Trên giao diện, nhân viên chọn thời gian muốn nghỉ (ngày bắt đầu, ngày kết thúc), ghi rõ lý do và bấm “Gửi yêu cầu”.

Tạo đơn nghỉ phép

2. Phê duyệt theo phân quyền

Ngay khi đơn nghỉ được gửi, hệ thống tự động chuyển đến người có thẩm quyền phê duyệt theo đúng phân cấp (Trưởng/Phó khoa, Phòng TCCB, Ban Giám đốc).

Người duyệt nhận thông báo trên phần mềm, đăng nhập và bấm chọn “Đồng ý” hoặc “Từ chối” trong vòng 24 giờ làm việc.

3. Cập nhật dữ liệu nghỉ phép

Khi đơn nghỉ phép được phê duyệt, hệ thống tự động trừ số ngày phép đã nghỉ vào tổng số ngày phép của nhân viên.

Số ngày phép còn lại được hiển thị ngay trên tài khoản cá nhân, đồng thời cập nhật vào bảng chấm công tháng để tránh sai sót khi tính lương, phụ cấp.

4. Tra cứu và báo cáo

Nhân viên có thể tra cứu lịch sử nghỉ phép của mình bất kỳ lúc nào.

Phòng TCCB có thể xuất báo cáo tổng hợp số ngày phép đã sử dụng, còn lại, tỷ lệ nghỉ theo khoa/phòng… chỉ bằng vài thao tác, thay vì tổng hợp thủ công.

Ví dụ minh họa: Một kỹ thuật viên xét nghiệm muốn nghỉ 3 ngày:

Đăng nhập phần mềm, nộp đơn trực tuyến.

Đơn tự động gửi đến Trưởng khoa Xét nghiệm-Xquang để duyệt.

Sau khi duyệt, hệ thống trừ 3 ngày vào số phép còn lại và ghi nhận trên bảng chấm công.

Nhân viên và Trưởng khoa đều có thể tra cứu lại hồ sơ này bất kỳ lúc nào, không cần lưu đơn giấy.

Ưu điểm của sáng kiến:

Tiết kiệm thời gian, công sức

• Toàn bộ quy trình xin – duyệt – theo dõi nghỉ phép được thực hiện trực tuyến, không cần viết tay, trình ký trực tiếp.
• Giảm đáng kể thời gian chờ phê duyệt và tổng hợp báo cáo.

Chính xác và minh bạch

• Hạn chế sai sót do nhập liệu thủ công, tránh thất lạc giấy tờ.
• Mọi thao tác (xin nghỉ, duyệt phép, từ chối…) đều được lưu vết trên hệ thống, đảm bảo minh bạch và truy xuất được.

Chủ động cho nhân viên

• Viên chức, người lao động biết rõ số ngày phép còn lại, đã sử dụng bao nhiêu.
• Dễ dàng lập kế hoạch nghỉ phép phù hợp, không ảnh hưởng đến công việc chung.

Hỗ trợ quản lý hiệu quả

• Phòng TCCB dễ dàng thống kê, xuất báo cáo theo khoa/phòng hoặc toàn viện.
• Ban Giám đốc có cái nhìn tổng thể về lịch nghỉ để bố trí, điều phối nhân sự hợp lý, tránh tình trạng thiếu hụt nhân lực cục bộ.

Đồng bộ và lâu dài

• Tích hợp trực tiếp với bảng chấm công, phục vụ công tác tính lương và đánh giá nhân sự.
• Dữ liệu được số hóa, lưu trữ lâu dài và có thể mở rộng cho nhiều quy trình hành chính khác trong bệnh viện.

Nhược điểm (nếu có):

Một số viên chức, người lao động chưa quen thao tác trên phần mềm, cần được hướng dẫn và hỗ trợ trong giai đoạn đầu triển khai.

Trở ngại/ hạn chế:

Phần mềm cần liên kết với phần mềm quản lý nhân sự của bệnh viện để kịp thời cập nhật đơn vị khoa/phòng cho viên chức, người lao động khi có quyết định luân chuyển, điều động.

Các kết quả đạt được:

Đối với viên chức – người lao động

• Chủ động theo dõi ngày phép còn lại và lịch sử nghỉ phép, tránh mất quyền lợi.
• Đăng ký phép nhanh chóng, thuận tiện, không cần viết tay hay chờ ký trực tiếp.
• Tăng tính minh bạch: mọi thông tin đều hiển thị rõ ràng trên phần mềm, hạn chế tranh cãi về số ngày phép.
• Có thể lập kế hoạch nghỉ hợp lý hơn nhờ biết lịch nghỉ của đồng nghiệp, không ảnh hưởng đến hoạt động chung.

Đối với công tác quản lý nhân sự

• Phòng TCCB dễ dàng tổng hợp, báo cáo số liệu nghỉ phép của toàn viện theo từng khoa/phòng, rút ngắn thời gian xử lý so với trước đây.
• Ban Giám đốc nắm được tình hình nghỉ phép của nhân viên theo thời gian thực, giúp phân bổ nhân sự hợp lý, tránh tình trạng thiếu hụt đột ngột.
• Hạn chế sai sót so với quản lý thủ công bằng giấy/Excel, đồng thời lưu trữ dữ liệu lâu dài để phục vụ thanh tra, kiểm tra.

Về hiệu quả quản lý hành chính

• Tiết kiệm thời gian cho cả người lao động và người quản lý, góp phần giảm tải thủ tục hành chính.
• Tối ưu hóa quy trình ký duyệt: đơn phép được phê duyệt nhanh chóng qua hệ thống, giảm thiểu tình trạng tồn đọng.
• Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, phù hợp với định hướng chuyển đổi số của ngành Y tế.

Ngày bắt đầu triển khai thử nghiệm: từ tháng 6/2025 và đã hoàn thiện dần cho đến nay.